Reinventando la Productividad en la Era del Conocimiento

“La formulación de un problema es más importante que su solución” – Albert Einstein

El aumento de la productividad ha sido, y sigue siendo, uno de los objetivos eternamente presentes en la agenda de muchas organizaciones, tanto privadas como públicas. En algunos casos, como ocurre en España, la situación ha ido aún más allá hasta el punto de convertirse en una preocupación de ámbito nacional.

Resulta sin embargo descorazonador oír o leer las declaraciones que muchos políticos, empresarios y personajes socialmente relevantes realizan habitualmente sobre este tema en los diversos medios de comunicación, haciendo que uno se pregunte cómo es posible que personas en posiciones de esa trascendencia sigan siendo tan desconocedoras y ajenas a la realidad.

¿Qué significa realmente productividad en la Era del Conocimiento? Porque no debemos olvidar que las definiciones clásicas de productividad datan de la época en la que el trabajo era mayoritariamente del tipo “cadena de producción”, incluso cuando nos referimos a trabajo de oficina, ya que esta circunstancia queda claramente patente en cómo se formuló el concepto.

Así, productividad se define tradicionalmente como la relación entre la cantidad de productos obtenida por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha producción. También puede definirse como la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos.

Como puede observarse, se trata de una definición exclusivamente cuantitativa.

Reflexionando sobre algunos de los rasgos característicos de dichos entornos, podemos observar que:

1. La productividad del sistema es la productividad de la cadena de producción, por lo que tiende a ser estable a lo largo del tiempo, sobre todo en el corto plazo. Las mejoras productivas suelen ser resultado de cambios puntuales en los procesos y/o en la tecnología utilizada y no fluctúa de forma significativa en períodos cortos de tiempo. Por otra parte, las pérdidas de productividad suelen estar asociadas a problemas aislados tales como averías mecánicas, fallos de suministro, etc.

2. La tarea y el tiempo disponible para hacer la tarea están en perfecta armonía. No se concibe que un trabajador en una cadena de producción acabe de trabajar antes que sus compañeros, se quede sin nada que hacer o termine más tarde que el resto de trabajadores, ya que el ritmo lo marca la propia cadena de producción y el trabajador simplemente se limita a seguirlo

3. La urgencia, importancia y prioridad de cualquier asunto viene normalmente marcada por criterios objetivos asociados a la línea de producción. Dicha urgencia, importancia y prioridad, por la propia naturaleza de la cadena, son conceptos relativamente estables en el tiempo

4. El ritmo de cambio y de aparición de nueva información es lento. Los cambios tienen lugar de forma gradual y, por lo general, se cuenta con tiempo suficiente para asimilar la nueva información y reaccionar ante ella

5. Antes de que la cadena comience a producir, ha tenido lugar una labor previa en la que se ha analizado la forma más efectiva de hacer las cosas, las herramientas necesarias y los factores que afectan a la producción, identificándose el ritmo y la secuencia de trabajo óptimos. El trabajo que hay que hacer está por tanto perfectamente definido, por lo que la tarea es evidente y no hace falta pensar en ella. Además, es fácil saber cuando has terminado porque puedes ver el resultado

En estos contextos, suficientemente objetivos, estables y predecibles, los métodos de productividad basados en planificación de tareas, códigos ABC o la matriz de Eisenhower basada en urgencia e importancia, funcionan bastante bien.

Sin embargo, a día de hoy, un alto porcentaje de los trabajos en los países desarrollados no pertenece a la categoría “cadena de producción”, ya que este tipo de actividades han sido automatizadas o desplazadas a otros países donde la mano de obra es más barata.

Esto significa que, en un altísimo porcentaje, el trabajo que se hace hoy en día en la mayor parte de las organizaciones pertenece a lo que Peter Drucker denominó “trabajo del conocimiento”.

A diferencia del trabajo tipo “cadena de producción”, en el “trabajo del conocimiento”:

1. La productividad del sistema es la suma de las productividades de las personas que lo forman, por lo que está sometida a frecuentes fluctuaciones a lo largo del tiempo. Las mejoras productivas son el resultado acumulativo de las mejoras en los hábitos productivos de las personas, los procesos, las estructuras organizativas y la tecnología utilizada. Por otra parte, las pérdidas de productividad suelen estar asociadas a malos hábitos de trabajo, improvisación ante la ausencia de procesos bien definidos, estructuras organizativas obsoletas e ineficientes y al uso incorrecto o a la infrautilización de la tecnología

2. La tarea y el tiempo disponible para hacerla rara vez están en perfecta armonía. Lo habitual es que la carga de trabajo exceda de forma significativa la cantidad de tiempo disponible para hacerla

3. La urgencia, importancia y prioridad de cualquier asunto viene con frecuencia marcada por criterios subjetivos individuales, a menudo simplemente jerárquicos. Por su subjetividad, dicha urgencia, importancia y prioridad suelen ser relativas y están sujetas a constantes fluctuaciones a lo largo del tiempo

4. El ritmo de cambio y de aparición de nueva información es muy rápido. Los cambios tienen lugar de forma permanente y resulta prácticamente imposible procesar y asimilar toda la nueva información para poder reaccionar debidamente ante ella

5. Antes de hacer algo hay que decidir qué es, si necesita acción y en qué momento, ya que el trabajo que hay que hacer no está definido y por tanto la tarea no es evidente. Para saber cuando se ha completado la tarea, hay que identificar cuál es el resultado deseado en cada caso. El trabajador del conocimiento debe constantemente analizar situaciones, evaluar alternativas, considerar riesgos, distribuir recursos, identificar oportunidades… Actividades todas ellas que requieren pensar antes de hacer

En estos contextos, subjetivos, inestables e impredecibles, los métodos de productividad basados en planificación de tareas, códigos ABC o la matriz de Eisenhower basada en urgencia e importancia, no funcionan, ya que todos ellos parten de la premisa de que la validez de las decisiones que se tomen en un momento dado se mantendrá estable a corto y medio plazo, algo que sencillamente no ocurre.

En el plano concreto de las personas, si en la Era Industrial, la productividad de un trabajador venía definida por la cantidad de cosas que hacía en un período de tiempo, en la Era del Conocimiento, la productividad de un trabajador viene definida no tanto por la cantidad de cosas que hace en un período de tiempo sino, sobre todo, por la calidad de las decisiones que toma respecto a qué hacer y qué no hacer durante ese tiempo.

En este nuevo escenario, las mal llamadas técnicas de “gestión del tiempo” no solo son insuficientes para resolver los problemas actuales, sino que contribuyen a dificultar su resolución, ya que parten de premisas falsas, dibujan escenarios irrealistas y plantean soluciones absurdas e inviables.

En la Era del Conocimiento, mañana es demasiado tarde. Intentar organizar o planificar un futuro impredecible solo conduce a la frustración y al estrés. La productividad personal hay que expresarla minuto a minuto, en el presente, identificando de entre todo lo que se puede hacer en un momento dado, qué es lo que contribuye más a generar valor y, a continuación, haciéndolo.

El trabajador del conocimiento no necesita saber gestionar el tiempo. Lo que realmente necesita saber es gestionar su atención, minimizar el impacto que las interrupciones y los cambios constantes de importancia, urgencia y prioridad causan en su rendimiento, pensar de forma analítica, distinguir la información útil de la irrelevante, controlar su estrés, planificar proyectos y, sobre todo, necesita saber tomar buenas decisiones sobre qué hacer y qué no hacer en función de las circunstancias en cada momento y, luego, hacerlo.

Foto principal de Shreyans Bhansali