Gestió àgil d'equips vs Paràlisi burocràtica

Una de les principals dificultats que suposa la gestió de persones, i particularment la d'equips, és la burocràcia que s'estableix quan els equips creixen i incorporen persones amb poca experiència treballant conjuntament.

Tots podem reconèixer aquest fenomen que sol reduir considerablement l'eficiència i eficàcia dels equips, així com la moral d'aquells membres més actius d'aquests grups que treballen activament a favor de la millora de la comunicació.

El Dr. Michael Sutcliffe de la Universitat de Cambridge, identifica en un article [1] els 8 símptomes característics de l'error en la comunicació (8 Symptoms of Communication Breakdown), que són els següents:

1. La decisió invisible: no se sap clarament qui pren realment les decisions.
2. Treball inacabat: s'inicien moltes tasques i s'acaben poques.
3. Paràlisi en la coordinació: no es pot fer res sense validar-ho amb totes les parts.
4. Res de nou: no hi ha idees o pensaments laterals radicalment nous.
5. Pseudo-problemes: petits impediments es converteixen en problemes insalvables.
6. Guerres centralitzadores: el "centre" lluita per mantenir "la consistència i el control" sobre les unitats independents.
7. Dominació de les entrades: les persones reaccionen quan se'ls assigna una tasca però no assumeixen cap responsabilitat proactivament.

Aquests símptomes, amb els que podria estar d'acord qualsevol fan de la clàssica sèrie britànica Yes Minister, em van cridar l'atenció i vaig pensar en analitzar com els afronten les metodologies de gestió àgil como Scrum. Revisitant la llista tenim el següent:

1. La decisió invisible: Scrum té clarament definits els rols (Product Owner, Scrum Master, Development Team), i també quan i com es prenen i documenten les decisions.
2. Treball inacabat: aquest fenomen no es pot produir en Scrum, ja que es trien acuradament les funcionalitats a incloure en cada Sprint (Sprint backlog) i en cas que alguna d'elles no es pugui acabar es retorna al contenidor del projecte (Product backlog).
3. Paràlisi en la coordinació: de nou això no es dóna en Scrum doncs la coordinació es redueix a moments puntuals (Daily Scrum) i les tasques són assignades a una persona únicament.
4. Res de nou: Scrum respecta de manera explícita la comunicació oberta i el respecte pels altres. Igualment existeixen moments definits per trobar millores al procés (Scrum Retrospective) i al producte (Scrum Review).
5. Pseudo-problemes: en Scrum, les dificultats que tenen els membres de l'equip es comenten sistemàticament amb caràcter diari (Daily Scrum) i tenen el suport de l'equip per impedir que es converteixin en problemes seriosos.
6. Guerres centralitzadores: aquest pot ser un dels problemes en la implantació de Scrum per a organitzacions complexes. En el llibre [2] es detallen tècniques per establir un bon marc de col.laboració entre l'oficina de projectes, product managers i product owners.
7. Dominació de les entrades: els membres de l'equip prenen de manera autònoma la responsabilitat sobre les funcionalitats i tasques a implementar, sense esperar que ningú els les hagi d'assignar.

Com a resum, Scrum (i altres metodologies àgils) ataquen amb efectivitat la problemàtica de la burocràcia en l'àmbit de la gestió de projectes. Un àmbit molt interessant que queda per investigar és l'extensió d'aquests principis àgils a la gestió de processos i funcions d'empreses no orientades a projecte, espero publicar algun post un cop hagi llegit el següent llibre [3] que tinc en cartera.

Referències:

• [1] The Personal MBA - P218. Communication Overhead. Nota: no he pogut localitzar l'article original del Dr.Sutcliffe que apareix citat en aquesta secció.
• [2] Agile Software Requirements: Lean Requirements Practices for Teams, Programs, and the Enterprise. Dean Leffingwell. 2011 Addison-Wesley Professional. 
• [3] The Leader's Guide to Radical Management: Reinventing the Workplace for the 21st Century. Stephen Denning. 2010  Jossey-Bass.